CURSO · ISO 10013:2021
Información documentada: qué documentar y cómo mantenerla
Aprende a desarrollar y mantener la información documentada de tu sistema de gestión con ISO 10013:2021 y a aplicarla con ISO 9001:2026.
Módulo 0. Inicio: tu mapa del curso
Este mapa es el esqueleto del curso. Explóralo antes de empezar: cada rama es un módulo.
- Haz clic en el signo de cada nodo para abrir o cerrar sus ramas.
- Recórrelo de izquierda a derecha: del cambio de la norma hasta los formatos de documento.
- Descarga el formato de evaluación cuando esté disponible.
MÓDULO 1
Del informe técnico de 2002 a la norma de 2021
Por qué cambió la norma y qué significa para tus documentos con ISO 9001:2026. Abre las pestañas en orden.
Un informe técnico pasó a ser norma internacional
- Antes (2002): NMX-CC-10013-IMNC-2002, equivalente a ISO/TR 10013:2001, daba directrices para la documentación del sistema de gestión de la calidad.
- Ahora (2021): ISO 10013:2021 guía el desarrollo y el mantenimiento de la información documentada y sustituye al informe técnico.
- La jerarquía: en 2002 se proponían manual, procedimientos e instrucciones de trabajo; en 2021 la estructura queda abierta y la decides tú.
La guía tiene que hablar el mismo idioma que ISO 9001
ISO 9001 pide información documentada, no documentación, manual, procedimientos documentados ni registros. ISO 10013:2021 se alineó con ese cambio y este curso la aplica a ISO 9001:2026.
La decisión de qué documentar parte del análisis de tus procesos y de nueve factores: tamaño, complejidad, madurez del sistema, riesgos y oportunidades, competencia de las personas, requisitos legales, requisitos de clientes, necesidad de evidencia y acceso remoto.
La norma refleja cómo se trabaja hoy
- Medios: papel, electrónico, fotografías y muestras físicas.
- Flujos de trabajo automatizados y comunicaciones como información documentada.
- Seguridad de la información y ciberseguridad al proteger y cambiar documentos.
- Contexto, riesgos y oportunidades para decidir qué documentar.
Lo que 2002 detallaba y 2021 deja a tu criterio
- Secciones sugeridas para el manual, el procedimiento y la instrucción de trabajo. Por eso este curso conserva la tabla de 2002 en el Módulo 7.
- Campos mínimos del formulario.
- Cláusula de copias no controladas.
- Jerarquía típica de tres niveles.
MÓDULO 2
Fundamentos y estructura
Alcance, términos y estructura de la información documentada. Abre las pestañas en orden.
Es una guía, no un requisito
- Ayuda a desarrollar y mantener la información documentada de un sistema de gestión de la calidad, adaptada a las necesidades de la organización.
- También sirve para otros sistemas, como el ambiental o el de seguridad y salud en el trabajo.
- Usa los términos de ISO 9000:2015.
Tres definiciones nuevas
- Instrucción de trabajo: descripción detallada de cómo realizar tareas.
- Formulario: información que se mantiene para registrar datos; al capturar datos se convierte en registro.
- Flujo de trabajo: serie de actividades necesarias para completar una tarea; puede ser automatizado.
Cuánta documentación necesitas depende de nueve factores
- Tamaño de la organización y tipo de actividades
- Complejidad de los procesos y sus interacciones
- Madurez del sistema de gestión
- Riesgos y oportunidades
- Competencia de las personas
- Requisitos legales y reglamentarios
- Requisitos de clientes y otras partes interesadas
- Necesidad de evidencia de los resultados
- Necesidad de acceso y recuperación remotos
El Anexo A muestra cuatro vistas posibles de la estructura: funcional, partes interesadas, flujo de mejora y provisión de producción y servicio.
Qué incluye, para qué sirve y qué aporta
- Contenido: alcance, política, objetivos, información que apoya los procesos y registros.
- Propósito: comunicar, evidenciar, compartir y preservar conocimiento y describir el sistema.
- Beneficios: doce, desde demostrar cumplimiento legal hasta dar base de auditoría y de mejora.
MÓDULO 3
Información documentada a mantener
Alcance, política, objetivos y los diez tipos de información que apoyan los procesos. Abre las pestañas en orden.
- 1. Alcance, política y objetivos
- 2. Manual, organigramas y mapas
- 3. Procedimientos, instrucciones y flujos
- 4. Otros tipos de información
Cláusulas 4.2.1 a 4.2.3
- Alcance: indica los productos y servicios cubiertos y justifica lo que no aplica.
- Política: se alinea con la dirección estratégica y es un compromiso verificable con las partes interesadas.
- Objetivos: reflejan los resultados esperados según estrategia, política, riesgos y oportunidades.
Cláusulas 4.2.4.2 a 4.2.4.4
- Manual: es opcional y único de cada organización; algunas normas sectoriales lo exigen.
- Organigrama: muestra roles, responsabilidades y autoridades.
- Mapa de procesos: muestra secuencia e interacción; el diagrama de flujo muestra entradas, pasos y salidas.
Cláusulas 4.2.4.5 y 4.2.4.6
- Procedimiento: responde quién, qué, cuándo, dónde y con qué recursos; generalmente cruza funciones.
- Instrucción de trabajo: se documenta cuando su ausencia afectaría el resultado; aplica a tareas dentro de una función.
- Flujo automatizado: puede generar información a conservar y trazabilidad.
Cláusulas 4.2.4.7 a 4.2.4.11
- Especificaciones de producto y servicio: requisitos únicos de cada producto o servicio.
- Comunicaciones internas y externas: se controlan cuando son evidencia de acciones o resultados.
- Planes, cronogramas y listas: por ejemplo, la lista maestra de documentos.
- Formularios y listas de verificación: se mantienen vacíos y se conservan llenos.
- Información de origen externo: se controla su versión vigente y sus riesgos.
MÓDULO 4
Información documentada a conservar
Los registros son la evidencia de resultados y de actividades realizadas. Abre las pestañas en orden.
Cuatro razones para conservar
- Tener confianza en que los procesos se realizan como se planificó.
- Demostrar conformidad con los requisitos del sistema.
- Demostrar el desempeño y la eficacia del sistema.
- Cumplir requisitos de clientes, legales y otras partes interesadas.
Define cuánto se conserva y qué se hace al terminar
El periodo de retención y el método de disposición al final se definen para cada tipo de registro.
La evidencia no se revisa
La información que evidencia resultados normalmente no cambia, por eso no suele llevar control de revisión.
Vacío se mantiene, lleno se conserva
Un formulario es información a mantener; al capturar datos se convierte en información a conservar, es decir, en un registro.
MÓDULO 5
Crear y actualizar
Cómo implementar la información documentada paso a paso. Abre las pestañas en orden.
- 1. Implementar en doce pasos
- 2. Responsable y referencias
- 3. Identificación, formato y medio
- 4. Revisión y aprobación
Doce pasos, cláusula 5.1.1
- Determina la información documentada que aplica según la norma elegida, el alcance y el contexto.
- Haz un análisis de brechas: lista y analiza lo que existe, obtén datos con cuestionarios y entrevistas y compáralo con los requisitos.
- Forma a quienes participan en la creación.
- Determina la estructura y los niveles.
- Prepara la información: secuencia e interacción de los procesos, documentados en la medida necesaria.
- Analízala para mejorarla e implementa las mejoras.
- Verifícala contra los requisitos de la norma elegida.
- Valida con una prueba de implementación cuando sea necesario.
- Revísala y apúrobala.
- Libérala y contrólala.
- Forma a las personas en lo nuevo o actualizado y conserva la información de esa formación.
- Actualízala cuando corresponda.
Cláusulas 5.1.2 y 5.1.3
- Define quién desarrolla cada documento; participan el dueño del proceso y quienes lo ejecutan.
- Usa referencias para mantener la información concisa.
- Evita indicar la revisión del documento referenciado, salvo que se requiera.
Cláusulas 5.1.4 y 5.1.5
- Asigna un identificador único acorde con la complejidad de tu sistema.
- Elige medio y formato según cuándo, dónde, cómo y quién lo usará.
- El formato electrónico permite varios métodos de comunicación; configúrlo para el usuario final.
Cláusula 5.1.6
- Controla la revisión para asegurar que la información es adecuada para su uso.
- Personal autorizado aprueba la liberación.
- Conserva la evidencia de la aprobación.
MÓDULO 6
Controlar
Disponibilidad, protección, cambios y retención de la información documentada. Abre las pestañas en orden.
- 1. Disponibilidad, protección y acceso
- 2. Almacenamiento y preservación
- 3. Actualización y control de cambios
- 4. Retención y disposición
Cláusulas 5.2.1 a 5.2.3
- Disponible donde y cuando se necesita.
- Protegida contra pérdida de confidencialidad, uso indebido y pérdida de integridad.
- Acceso para el personal apropiado.
- A veces la versión que corresponde usar no es la más reciente.
Cláusula 5.2.4
- Considera la duración, las condiciones y la evolución del hardware y del software.
- Para información electrónica, mantén sistemas de respaldo y restauración.
Cláusula 5.2.5
- Qué motiva el cambio: revisión por la dirección, cambios de productos, servicios o sistema, requisitos legales y necesidades de las partes interesadas.
- Proceso: desarrollo, revisión, versión, aprobación, liberación y distribución.
- Considera conservar el historial de cambios.
Cláusula 5.2.6
- Define los periodos según requisitos del cliente, legales y propios.
- Considera el ciclo de vida del producto o servicio.
Módulo 7. Formatos de documento según la norma de 2002
Ocho minicursos de 10 minutos, uno por tipo de documento, cada uno con 4 pestañas y una mini evaluación. Tómalos para saber qué secciones y datos lleva cada documento.
Política y objetivos de la calidad
Declaración documentada y objetivos que se vuelven metas medibles.
Manual de la calidad
El documento único que describe el sistema de la organización.
Procedimiento documentado
Actividades que cruzan funciones, con propósito, alcance y responsables.
Instrucción de trabajo
Cómo realizar una tarea crítica dentro de una función.
Formulario
Se mantiene vacío y se vuelve registro al llenarlo.
Plan de la calidad
Cómo se aplica el sistema a un producto, proyecto o contrato específico.
Documentos externos
Normas, planos y requisitos que vienen de fuera y se controlan.
Registros
Lo que otra persona puede comprobar.
Lección 1. Propiedades de cada tipo de documento
Tabla de nueve tipos de documento y seis propiedades según NMX-CC-10013-IMNC-2002. Donde la norma no especifica una propiedad, se indica así y no se completa.
| Tipo de documento | Cláusula | Qué es | Estructura y formato | Contenido | Identificación y aprobación | Registros y cambios |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Política y objetivos de la calidad | 4.3 y 4.4.5 | Declaración documentada; los objetivos derivan de la política y al cuantificarse son metas medibles | Documento independiente o incluido en el manual | Compromiso de cumplir requisitos y mejorar continuamente la eficacia del sistema | No especificada | Las metas reales pueden definirse en otra parte de la documentación |
| Manual de la calidad | 4.4.1 a 4.4.9 | Documento único de cada organización que describe su sistema de gestión | Libre; una organización pequeña puede reunir todo en un manual y una grande requerir varios niveles | Título y alcance; tabla de contenidos; política y objetivos; organización y responsabilidades; referencias; descripción del sistema y procesos; anexos | Estado de revisión, aprobación, modificación y fecha claramente indicados | Naturaleza del cambio identificada cuando sea factible |
| Procedimiento documentado | 4.5.1 a 4.5.4 | Describe actividades que competen a funciones diferentes | Texto; diagrama de flujo; tablas o combinación | Título; propósito; alcance; responsabilidad y autoridad; descripción de actividades; registros; anexos | Identificación única; evidencia de revisión y aprobación; estado de revisión; fecha de modificación | Registros y formularios identificados con método para llenar, archivar y conservar; cambio identificado cuando sea factible |
| Instrucción de trabajo | 4.6.1 a 4.6.6 | Descripción detallada de cómo realizar tareas dentro de una función | Adaptada al personal y en el orden de las operaciones; formato coherente | Actividades críticas; propósito; alcance; objetivos; referencia a procedimientos | Título e identificación única; evidencia de revisión y aprobación; estado de revisión; fecha de modificación | Registros definidos en la instrucción; cambio identificado cuando sea factible |
| Formulario | 3.2 y 4.7 | Documento para registrar los datos que exige el sistema | Libre; referenciado en manual, procedimientos o instrucciones o incluido como anexo | Campos que demuestren cumplimiento de requisitos | Título; número de identificación; estado de revisión; fecha de modificación | Al incorporar datos se transforma en registro |
| Plan de la calidad | 4.8 | Parte de la documentación que muestra cómo se aplica el sistema a un producto, proceso, proyecto o contrato específico | No especificada | Requisitos únicos del caso; puede incluir procedimientos e instrucciones únicos | Alcance definido; el resto no especificado | Puede incluir registros únicos |
| Especificaciones | 4.9 | Documentos que establecen requisitos | No tratada porque son únicas del producto u organización | Requisitos del producto | No especificada | No especificados |
| Documentos externos | 4.10 | Planos del cliente, especificaciones, requisitos legales, normas, códigos y manuales de mantenimiento | La del emisor | El definido por quien los emite | Considerarlos y controlarlos dentro del sistema documentado | No especificados |
| Registros | 4.11 | Muestran resultados obtenidos o evidencia de que se realizan las actividades | No especificada | Cumplimiento de requisitos del sistema y del producto | Considerar la responsabilidad de prepararlos | Generalmente sin control de modificación |
Módulo 8. Cierre
Cómo se usa la norma
- Define el alcance y el contexto de tu sistema.
- Analiza tus procesos y decide qué documentar.
- Haz el análisis de brechas contra lo que ya existe.
- Define estructura, identificación y medio.
- Redacta con quienes ejecutan el proceso.
- Verifica, valida, revisa y aprueba.
- Libera, controla y forma al personal.
- Conserva los registros y actualiza cuando algo cambie.
Errores comunes
✘ Copiar la jerarquía de 2002 como si fuera requisito
✘ Llamar documento a lo que ya es registro
✘ Documentar sin analizar antes los procesos
✘ No definir retención ni disposición
✘ Dejar copias en uso sin control de versión
Antes de entregar
Cada documento pasa la prueba: ¿se puede identificar, ubicar y saber si es la versión vigente y quién la aprobó?
Descarga el formato
Formato de evaluación del curso ISO 10013:2021.