Deja de perder horas capturando formatos a mano
En Recursos Humanos y en Seguridad y Salud en el Trabajo, cada formato en papel se llena, se entrega, se recaptura en Excel y se busca cuando alguien lo necesita. Con registros digitales se captura una sola vez, desde el celular, y la información queda lista para consultar y graficar.
Y no quedan aislados por área: un mismo registro alimenta a varias áreas. Por ejemplo, un reporte de accidente avisa a Seguridad, llega a Recursos Humanos para la incapacidad y queda disponible para Calidad si afectó al proceso. Formularios a la medida, sin programar.
¿Qué puedes lograr?
- Cero papel: captura desde cualquier dispositivo (PC, celular o tableta), directamente en planta.
- Trazabilidad completa: cada registro queda con fecha, hora, autor y evidencia adjunta.
- Avisos automáticos: el responsable recibe un correo en cuanto se registra un incidente, una no conformidad o una solicitud.
Antes y después de digitalizar
Una sola captura
Antes: alguien llena el formato, otro lo recoge y un tercero lo recaptura.
Después: se captura una sola vez, en el lugar donde ocurre.
Datos listos para analizar
Antes: horas recapturando formatos en Excel para armar indicadores.
Después: la información ya está estructurada para filtrar, exportar y graficar.
Respuesta inmediata
Antes: el reporte llega días después y las firmas se quedan pendientes en un escritorio.
Después: el responsable recibe el aviso al momento y da seguimiento.
¿Qué puede registrar tu área?
Ejemplos listos para Seguridad e Higiene, Recursos Humanos y Calidad. Adaptable a cualquier otro proceso.
Seguridad e Higiene
- Reporte de incidentes y accidentes
- Inspecciones de seguridad
- Permisos de trabajo de alto riesgo
- Checklist de EPP
- Investigación de accidentes
- Simulacros y capacitaciones
- Análisis de riesgo por tarea (ART)
- Y los que imagines
Recursos Humanos
- Alta y baja de personal
- Solicitud de vacaciones y permisos
- Evaluaciones de desempeño
- Constancias y comprobantes
- Control de asistencia
- Solicitud de uniformes y equipos
- Encuestas de clima laboral
- NOM-035
Calidad
- Inspección en proceso y liberación de producto
- No conformidades y producto no conforme
- Acciones correctivas y seguimiento
- Control de equipos de medición
- Auditorías internas y hallazgos
- Quejas y reclamaciones de cliente
- Checklists de arranque de línea
- Y los que imagines
Dos formas de empezar
Te capacitamos: tu equipo aprende a crear y mantener sus propios registros.
Los creamos por ti: nos das tus formatos actuales y te entregamos los registros digitales funcionando (costo adicional).
¿Tu área necesita un formulario específico? El portal puede crecer contigo — cualquier proceso que hoy haces en papel o por correo puede convertirse en un registro digital.
Pruébalo tú mismo
Este es un reporte de incidente real, igual al que usaría tu personal en planta. Llénalo desde tu celular o computadora y mide cuánto tardas.
- Fecha con calendario, sin errores de formato
- Opciones de un clic, fáciles de graficar
- Campos obligatorios: nadie entrega un reporte incompleto
- Aviso automático: al enviarlo, recibirás en tu correo el aviso que le llegaría al responsable de Seguridad
- Integración entre áreas: si eliges “Accidente con lesión”, recibirás también el aviso que le llegaría a Recursos Humanos
Es una demostración: tus respuestas no se guardan. Tu correo solo se usa para enviarte los avisos de ejemplo.
Proceso de diseño y uso
Encuestas, evaluaciones, checklists, consultas, tienen un proceso de diseño fácil, de la necesidad al registro, en cuatro pasos.
01 Identificar.
Elige el formato en papel que más trabajo te da y define quién lo gestionará: Seguridad, Recursos Humanos o Calidad.
02 Diseñar.
Crea el formulario añade campos, validaciones, lógica condicional, notificaciones automáticas, automatiza algunas respuestas.
03 Publicar.
Asigna permisos de acceso, inserta el formulario en el portal con su shortcode y comunica al personal.
04 Consultar
Revisa las entradas desde el panel, exporta reportes y detecta áreas de mejora en el proceso.
Opciones que puedes usar en tus formas
Cuando desarrollas formularios necesitas campos que faciliten la captura, el análisis de datos y la trazabilidad de cada registro. Estos son los 15 recursos más útiles para convertir tus registros en papel a digitales y para medir la opinión de tu personal.
Texto corto
Captura folios, lotes, nombres u órdenes de producción en una línea. Con validación de formato evitas errores de captura.
Fecha y hora
Deja constancia de cuándo ocurrió cada evento y calcula plazos, vencimientos o tiempos de respuesta.
Botones y casillas
Convierte tus listas de verificación en opciones de un clic. Respuestas estandarizadas son datos fáciles de filtrar y graficar.
Párrafo de texto
Registra observaciones, hallazgos o acciones correctivas sin límite de espacio.
Localización
Registra dónde se hizo la inspección, la entrega o el incidente, con dirección o ubicación del dispositivo.
Subir archivo
Adjunta fotos, certificados y comprobantes desde la cámara del celular o tu computadora. La evidencia queda ligada al registro.
Repetidor
Agrega las filas que necesites dentro del mismo registro: varias muestras, defectos o participantes.
Firma
Quien revisa o aprueba firma con el dedo o el mouse, y el registro guarda quién firmó y cuándo.
Vistas
Muestra lo capturado como tabla, ficha o calendario para consultarlo sin entrar al administrador.
Alternar
Sí/No, Cumple/No cumple o Activo/Inactivo con un solo toque. Ideal para checklists de arranque de línea y de EPP.
Escala
Califica del 1 al 5 o del 1 al 10: severidad de un riesgo, desempeño de un proveedor o utilidad de una capacitación.
Clasificación
Pide ordenar opciones por prioridad: qué riesgos atender primero o qué beneficios valora más tu personal.
Escala Likert
Varias afirmaciones con la misma escala de acuerdo, en una sola tabla. La base de encuestas de clima laboral, cuestionarios NOM-035 y la aplicación de pruebas psicométricas.
NPS
“¿Qué tan probable es que nos recomiendes?” del 0 al 10. Mide la satisfacción de clientes internos o externos con un indicador estándar.
Inteligencia artificial
Analiza lo capturado y propone una respuesta: clasificar un incidente, resumir una queja o sugerir la causa probable. Siempre sujeto a revisión humana.
Preguntas frecuentes
¿Dónde se guardan los datos?
En tu propio portal. Tú decides quién tiene acceso y puedes exportar la información a Excel o CSV cuando lo necesites.
¿Funciona sin internet?
No. Se necesita conexión al momento de enviar el registro. En planta se usa con la red wifi o con los datos del celular.
¿Sirve como evidencia para auditorías ISO 9001 o de la STPS?
Facilita la evidencia: la información queda ordenada, fechada y trazable. El cumplimiento depende de cómo diseñes y operes tus procesos; la herramienta no lo garantiza por sí sola.
¿Quién puede ver cada registro?
Los permisos se asignan por usuario o por rol: cada área ve solo lo que le corresponde.
¿Por dónde empiezo?
Con un solo formato. Tu equipo lo prueba en operación real y, con esa experiencia, se digitaliza el resto.
Digitaliza tu primer registro
Cuéntanos qué formato te quita más tiempo hoy. Te mostramos cómo quedaría en digital, con tus propios campos y flujos de aprobación.