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Crear una Web para tu Sistema de Gestión (ISO 9001, 14001, 45001…)

Diseñar una página web para administrar tu Sistema de Gestión no es solo una cuestión de imagen: es una herramienta estratégica para centralizar información, facilitar el control documental y mejorar la comunicación interna.
A continuación se muestra la estructura general que puedes implementar, utilizando WordPress como plataforma base y herramientas accesibles o gratuitas.

🧱 Dominio y Hosting

El primer paso es asegurar una base sólida.
Selecciona un dominio profesional y fácil de recordar, preferentemente con extensión .work, .com o .org.
Contrata un hosting confiable que ofrezca respaldo automático, soporte 24/7 y certificado SSL para conexión segura (HTTPS).
Configura correos institucionales (por ejemplo: auditor@empresa.com) y un servidor SMTP para notificaciones automáticas del sistema.

⚙️ WordPress como base

WordPress permite construir un sistema modular, visual y escalable sin depender de programadores.
Tras la instalación, define los roles de usuario (Administrador, Coordinador, Colaborador, Externo) y estructura las páginas principales:

• Política integrada

• Procedimientos

• Indicadores

• Capacitación

• Documentos y registros
  Con una correcta jerarquía de menús, tu sitio se convierte en el punto de acceso a todo el sistema.

🧩 Plugins esenciales

Para convertir tu web en una verdadera plataforma de gestión, instala complementos que cubran cada necesidad:

• Seguridad: Wordfence, iThemes Security o Limit Login Attempts.

• Gestión documental: Formidable Forms, Zephyr Project Manager o LazyTasks.

• Gestión de usuarios y permisos: Groups, Members o User Role Editor.

• Formatos y registros digitales: Formidable o Fluent Forms.

• Cursos y capacitación: LearnPress, TutorLMS o Sensei.

• Automatización y reportes: WP Mail SMTP, WP All Export, FluentCRM.

• Copias de seguridad: UpdraftPlus o All-in-One WP Migration.

Cada plugin debe configurarse con enfoque ISO: trazabilidad, control de acceso y evidencia de cumplimiento.

🔐 Seguridad y respaldo

Un sistema de gestión digital debe proteger tanto la información como la confidencialidad de los usuarios.
Implemente contraseñas robustas, autenticación en dos pasos y copias de seguridad automáticas.
Defina roles claros (quién puede editar, aprobar o ver información documentada) y mantenga activo un firewall con análisis antimalware.
El cumplimiento de normas como LFPDPPP o RGPD es indispensable si su sistema involucra datos personales.

👥 Gestión de usuarios

Organiza los niveles de acceso conforme a la estructura del sistema:
Alta Dirección, Coordinadores de Sistema, Responsables de Proceso y Colaboradores.
Cada usuario debe contar con un panel de acceso personalizado y notificaciones automáticas al realizar cambios.
Esto facilita la trazabilidad y asegura que las versiones documentales sean siempre las más recientes.

🧾 Formatos y registros digitales

Sustituye los formatos en papel o Excel por formularios dinámicos dentro del sitio.
Puedes generar reportes PDF automáticos, enviar notificaciones por correo y establecer flujos de aprobación.
Los registros pueden incluir:

• Reportes 8D y no conformidades

• Auditorías internas

• Bitácoras de mantenimiento o seguridad

• Indicadores y seguimientos

Así, tu plataforma se convierte en un sistema vivo de control y evidencia.

🎓 Cursos y capacitación interna

Integra un módulo de capacitación con herramientas LMS (Learning Management System) como LearnPress o TutorLMS.
Publica cursos de inducción, seguridad, medio ambiente o ISO 9001, y vincula el avance con la competencia del personal (cláusula 7.2).
Permite a los usuarios descargar constancias y genera reportes automáticos para auditorías.

📈 Seguimiento y mejora continua

Finalmente, complementa tu sistema con un panel de indicadores que mida el desempeño en tiempo real.
Automatiza alertas de vencimiento (documentos, calibraciones, auditorías) y documenta los resultados de las revisiones por la dirección.
El objetivo es convertir la web en un entorno PHVA (Planear–Hacer–Verificar–Actuar) completamente digitalizado.

👉 Con una correcta configuración, tu sitio WordPress puede funcionar como un Sistema de Gestión Integrado digital, accesible, auditable y escalable…
sin depender de software propietario y con el control total en tus manos.