TALLER DOCUMENTAL · CURSO BREVE · 10 MIN
Una web para tu Sistema de Gestión
La estructura completa para centralizar documentos, registros y capacitación en tu propio sitio, casi sin costo.
El problema
Información dispersa en correos, carpetas y Excel: nadie sabe cuál es la versión vigente y el auditor espera mientras se busca la evidencia.
Una web del Sistema de Gestión es una plataforma propia que centraliza la información, controla los documentos y mejora la comunicación interna.
✘ No es una cuestión de imagen
✘ No depende de software propietario
✔ Es una herramienta estratégica del sistema
Al terminar podrás
Planear las capas de una web para tu SG: dominio, base, plugins, seguridad, usuarios, registros y capacitación.
Explora el mapa
Da clic en los números y abre el contenido de cada tema.
Aprende en 4 pasos
Abre las pestañas en orden; cada una indica cuál sigue.
Las capas de una web para tu SG
- Dominio y hosting: dominio fácil de recordar, hosting con respaldo automático, soporte y certificado SSL, más correos institucionales y SMTP para notificaciones.
- WordPress como base: roles de usuario y páginas principales: política integrada, procedimientos, indicadores, capacitación, documentos y registros.
- Plugins por necesidad: seguridad (Wordfence), usuarios y permisos (Groups, Members), registros digitales (Formidable), cursos (LearnPress, TutorLMS), automatización (WP Mail SMTP) y respaldos (UpdraftPlus).
Sigue en la pestaña 2. Por qué →
Un sistema vivo, auditable y escalable
- Una sola fuente: todos consultan la versión vigente de cada documento.
- Trazabilidad: notificaciones y registros de cambios muestran quién hizo qué y cuándo.
- Evidencia de competencia: los cursos internos y sus constancias sustentan la cláusula 7.2.
- Cumplimiento legal: si la web maneja datos personales, aplica la LFPDPPP en México (o el RGPD en Europa).
El objetivo es un entorno PHVA completamente digital, con el control total en tus manos.
Sigue en la pestaña 3. Cómo →
Construye tu web en 5 pasos
- Base segura: dominio, hosting con SSL y correos institucionales.
- Estructura: instala WordPress, define roles (Alta Dirección, Coordinadores, Responsables de proceso, Colaboradores) y arma el menú.
- Protección: contraseñas robustas, autenticación en dos pasos, firewall y respaldos automáticos.
- Registros digitales: sustituye formatos en papel o Excel por formularios con PDF automático, notificaciones y flujos de aprobación.
- Seguimiento: panel de indicadores y alertas de vencimiento de documentos, calibraciones y auditorías.
Sigue en la pestaña 4. Ejemplos →
Registros que pasan a la web
- Calidad: reportes 8D y no conformidades en formularios con PDF automático y aprobación del responsable.
- Recursos Humanos: cursos de inducción con constancia descargable vinculada a la competencia del puesto.
- Seguridad e Higiene: bitácoras de seguridad y mantenimiento con alerta automática de vencimiento.
Errores más comunes
Revisa tu web contra estos tres puntos.
✘ Instalar plugins sin enfoque ISO → funcionan, pero no dejan trazabilidad ni control de acceso.
✘ No programar respaldos automáticos → un fallo del servidor borra la evidencia de años.
✘ Ignorar los datos personales → se incumple la LFPDPPP al recolectar información del personal.
Mini evaluación
Comprueba lo que aprendiste en 4 preguntas, una por pestaña.
Siguientes pasos
El corazón de la web son los registros digitales. El curso de Formidable Forms muestra cómo construirlos sin programar.